Tietosuojaseloste

Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävät välitysliikkeet

1) Yleistä

Selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kotikatu LKV Oy:n hallinnoimissa asiakassuhteissa ja Kotikatu LKV Oy:n kanssa yhteistoiminnassa olevien Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävien välitysliikkeiden toiminnassa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Kotikatu LKV Oy:n asiakasrekisteristä ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävien välitysliikkeiden omista ja risteävistä asiakasrekistereistä.

Tämä seloste koskee vain Kotikatu LKV Oy:n ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävien välitysliikkeiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille em. toimijat luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä.

Kotikatu LKV Oy:llä ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävillä välitysliikkeillä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.

2) Miten asiakastietoja käsitellään Kotikatu LKV Oy:n ja sen Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävien toiminnassa.

Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävien välitysliikeyritysten asiakkailla on oma yksilöity asiakassuhde kuhunkin Aluehallintoviraston rekisteröimään yritykseen, joilla on päävastuu asiakastietojen käsittelystä.
Koska Kotikatu LKV Oy tarjoaa em. välitysliikkeille alihankintana yhteisiä välitystoiminnan järjestelmä- ja rekisteripalveluja kolmannen tahon toimesta, niin asiakasrekisterit ovat osin yhteisiä.
Kukin Kotikatu LKV Oy:n ja sen Kotikatu LKV markkinointinimeä yrityksen vastuu asiakkaiden tietosuojasta määräytyy sen mukaan millä yrityksellä on tietojen tosiasiallinen hallinta, pääsy tietoihin ja mahdollisuus käyttää niitä.
Yksittäisiä toimeksiantoja (esim. asunnon myyntitoimeksianto) koskevien asiakastietojen osalta Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävät välitysliikeyritykset ovat myös itsenäisiä rekisterinpitäjiä suoraan lain nojalla lain vaatimien vähimmäistietojen osalta. Teknisesti näitä asiakastietoja säilytetään yhteisissä tietojärjestelmissä, joista vastaavat alan toimintoja tuottavat toimijat korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi (kuten Alma Media, Etuovi.com, Oikotie.fi).
Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävät yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten
Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000); Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000); Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001); Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

3) Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kotikatu LKV Oy (y-tunnus: 264596-1)
Laivalahden Puistotie 7 Lt 5, 00810 Helsinki

Kukin Kotikatu LKV markkinointinimeä kulloinkin käyttävä välitysliikeyritys
Laivalahden Puistotie 7 Lt 5, 00810 Helsinki
Ajantasainen tieto yrityksistä löytyy www.kotikatulkv.fi

4) Rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Jyrki Matilainen, Kotikatu LKV Oy
Osoite: Laivalahden Puistotie 7 Lt 5, 00810 Helsinki
Puhelin: 044 3026627
Sähköposti: jyrki.matilainen@kotikatulkv.fi

5) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Välitysliike käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen (kuten asunnon myyntitoimeksianto) hoitamista varten. Teknisesti tiedot sijaitsevat Alma Median Kivi-järjetelmän tietojärjestelmissä.
Muiden asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii kukin Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike itsenäisesti kuten myös käsittelee ja vastaa itsenäisesti henkilötietojen asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamisekse ja hallinnoinnimiseksi, kehittämiseksi ja analysoimiseksi esimerkiksi asiakasviestintään.
Henkilötietoja käsitellään Kotikatu LKV Oy:n ja sen kanssa kulloinkin kiinteistönvälitysalan yhteistyössä olevan Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä Kotikatu LKV Oy:n ja sen kanssa kulloinkin kiinteistönvälitysalan yhteistyössä olevan Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen yhteiseen markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

6) Käsittelyn oikeusperusteet

Kotikatu LKV Oy:n ja sen kanssa kulloinkin kiinteistönvälitysalan yhteistyössä olevan Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen käsittelyperusteet ovat velvoittava lainsäädäntö, Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen ja Kotikatu LKV Oy:n välinen sopimus, sekä vastuuvälitysyrityksen oikeutettu etu (toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, kuten asuntonäyttöjen järjestäminen).
Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa, joka on yhteisesti hallinnoitu Kotikatu LKV Oy:n toimesta kolmannen tahon ylläpitämänä (Alma Media Kivi-järjestelmä). Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliike käsittelee henkilötietoja kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi ja vastaa aineitojen säilyttämisestä lain edellyttämällä tavalla ja niiden tuhoamisesta ajan päätyttyä.
Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukaan ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja esimerkiksi suostumuksen tai ns. oikeutetun edun perusteella.

7) Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot

Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysyritys käsittelee toiminnassaan ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa:
Perustiedot, kuten:
etu- ja sukunimet, yhteystiedot (kuten postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet), henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, kansalaisuus, kieli, yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot.
Rekisteröidyn Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen saamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten:
toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika, toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot. välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta), toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot, toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot), toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot, asuntomyymälöiden asiakasvaroja koskevat tiedot, rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta. Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
Muut asiakkuuteen perustuvat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen sähköisten palveluiden asiointitiedot, kerää kukin Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike itsenäisesti vastaten niiden tietoturvasta ja lain mukaisesta käytöstä.

8) Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään kun rekisteröity käyttää Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

9) Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen käsittelemiä henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Mikäli välitettävänä oleva kohde koskee arava- tai korkotukiasuntoa, rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan asunnon sijaintikunnalle.
Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen keräämät henkilötiedot ovat Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen nimenomaisessa käytössä ja yritys voi niitä harkitusti jakaa yrityksen ja asiakkaan yhteisen edun johdosta toisen Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen kanssa.

Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka ovat liiketoiminnan suorittamiseksi tarpeellisia.
Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Voit pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön.

10) Henkilötietojen säilytysajat

Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävät välitysliikkeet säilyttävät henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kotikatu LKV Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa.

11) Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

12) Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kotikatu LKV Oy:n ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.
Jos Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliike käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, niin niistä voidaan periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, niin tiedot toimitetaan yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.
Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt ovat osoitettava yllä kohdassa 4 mainitulle yhteyshenkilölle tai Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen vastaavalle hoitajalle jonka vastuulla tietojen säilytys on.

13) Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Kotikatu LKV Oy ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävä välitysliikke käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.

14) Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kotikatu LKV Oy:n ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä: www.tietosuoja.fi.

15) Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Kotikatu LKV Oy:n ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävän välitysliikkeen palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Kotikatu LKV Oy:lle ja Kotikatu LKV markkinointinimeä käyttävälle välitysliikkelle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.
Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin. Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, niin tämä saattaa myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.

Jaa sivu tutuillesi tästä:
Share on Facebook
Facebook
Share on Google+
Google+
Pin on Pinterest
Pinterest
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin